ISO 37301:2021
Compliance management systems (CMS) — Persyaratan dengan petunjuk penggunaan
Tinjauan Organisasi
Sebagai sebuah organisasi internasional, ISO terdiri dari 796 komite teknis dan 165 badan standard nasional di seluruh negara. ISO telah banyak menerbitkan berbagai macam standard sistem manajemen yang dapat dicontoh dan diaplikasikan. Berdasarkan informasi dari situs https://www.iso.org/home.html bahwa terdapat 23.921 standard sistem manajemen terbagi dalam 17 jenis Tujuan Pembangunan Berkelanjutan/ Sustainable Development Goals (SDG).
Standard internasional yang sudah diterbitkan oleh ISO, merupakan sebuah kesepekatan bersama dari seluruh ahli di berbagai bidang untuk menjabarkan secara rinci langkah terbaik untuk melakukan sebuah aktivitas. Hal tersebut termasuk dan tidak terbatas pada pembuatan produk, pengaturan proses, layanan jasa, penagadaan material, kegiatan industri, hingga kegiatan konservasi alam.
Standard Sistem Manajemen
Dengan jumlah lebih dari 23.921 standard sistem manajemen yang ada, tentu tidak semuanya dapat dipakai untuk sebuah organisasi/ perusahaan yang bergerak di banyak bidang dan masing-masing tujuan. Maka dari itu, ISO menyederhanakan jumlah yang fantastis tersebut dalam sebuah pembagian berdasarkan tujuan pembangunan/ pendirian dari organisasi/ perusahaan.
Sustainable Development Goals (SDG) atau Tujuan Pembangunan Berkelanjutan, adalah agenda dunia dalam mengimbangi pertambahan populasi penduduk dunia, isu lingkungan dan iklim, dampak kegiatan industri dan bisnis, serta isu-isu lainnya. ISO membuat standard berdasarkan SDG yang telah dipisahkan menjadi 17 jenis.
Jika sekiranya masih terlalu banyak standard yang terlintas di pikiran dan hendak memilih standard mana yang akan digunakan? Jangan kuatir! ISO memberikan contoh secara umum standard mana yang biasa dipakai oleh organisasi/ perusahaan, sebagai berikut:
- Standard Manajemen Mutu, untuk pedoman dalam mengefisienkan pekerjaan dan mengurangi kegagalan produk.
- Standard Manajemen Lingkungan, untuk membantu mengurangi dampak lingkungan dan mengurangi limbah.
- Standard Manajemen K3, sebagai pedoman dalam upaya mengurangi kecelakaan kerja di tempat kerja.
- Standard Manajemen Energi, pedoman dalam upaya mengoptimalkan pemakaian energi dan memotong konsumsi energi.
- Standard Manajemen Pangan, untuk pedoman dalam membantu mencegah makanan terkontaminasi.
- Standard Manajemen Keamanan IT, untuk mengamankan informasi dan data-data digital.
Dengan pembagian sistem manajemen berdasar ke-6 aspek tersebut, akan mempermudah bagi organisasi/ perusahan dalam memilih standard mana yang akan diterapkan guna mendukung tercapainya tujuan.
Compliance Management System
Pada tahun 2021, telah terbit sistem manajemen pemenuhan atau Compliance Management System (CMS) yaitu ISO 37301:2021. Standard ini membantu organisasi dalam menentukan langkah tepat dalam memenuhi setiap regulasi yang berlaku. Sebagai contoh, bagi organisasi/ perusahaan di Indonesia yang memiliki pekerja lebih dari 100 orang atau memiliki potensi bahaya tinggi, maka harus menerapkan sistem manajemen K3 baik yang berlaku di Indonesia maupun internasional.
Standard sistem manajemen yang diterbitkan ISO per tahun 2015, secara keseluruhan menyatakan bahwa organisasi/ perusahaan harus memiliki program penilaian resiko. Bagi perusahaan resiko yang dominan sering menimpa yaitu tidak dapatnya memenuhi semua regulasi yang berlaku. Sehingga diperlukan adanya analisa pemenuhan regulasi berdasarkan bidang usaha perusahaan.
CMS membantu perusahaan dalam upaya pemenuhan regulasi dan persyaratan dari berbagai pihak berkepentingan. Dengan adanya penentuan regulasi apa yang dominan atau telah dimasukkan dalam skala prioritas utama, perusahaan akan mudah dalam upaya pemenuhannya.
Latar Belakang Compliance Management System (CMS)
Sebelum ISO 37301 dirilis, telah ada standard ISO 19600 sejak Desember 2014 yaitu pedoman dalam menyusun, mengembangkan, menerapkan, mengevaluasi, merawat, dan meningkatkan CMS.
Di dalam ISO 19600 terdapat mekanisme untuk meminimalisir adanya peluang risiko terhadap aspek legal, dimana aspek legal cenderung merupakan risiko terbesar dalam pelaksanaan bisnis ataupun berjalannya sebuah organisasi. Fokus utama dalam standard ini yaitu kepemimpinan, nilai, dan budaya kerja.
Apabila diperinci di dalam ISO 19600 terdapat element kunci penerapan standard dan pemenuhan regulasi, yaitu:
- Klausul 4 – Internal dan Eksternal Isu harus dijabarkan secara rinci dalam membangun CMS, yang meliputi: Ruang lingkup organisasi, kebutuhan pihak berkepentingan, tata kelola, penemuhan regulasi, dan penilaian risiko.
- Klausul 5 – Kepemimpinan, harus dibuktikan dengan tersedianya kebijakan dan aturan organisasi yang menerangkan tanggung jawab dari semua lini organisasi.
- Klausul 6 & 7 – Perencanaan dan Dukungan, organisasi harus memiliki tujuan dan seluruh sumber daya yang diperlukan. Topik utama yaitu dengan menyediakan pelatihan, kampanye perilaku kerja, komunikasi, dan dokumentasi.
- Klausul 8 & 9 – Operasional dan Evaluasi Kinerja, diaman organisasi harus menjabarkan pelaksanaan pengawasan, pengukuran kinerja, audit, dan pelaporan hasil peninjauan dari instansi atau badan sertifikasi kepada top management.
- Klausul 10 – Peningkatan, organisasi harus melakukan tindakan perbaikan atas penilaian terhadap ketidak patuhan terhadap regulasi (pelanggaran), kemudian mengevaluasi, dan mengidentifikasi tindakan pencegahan agar tidak terulang pelanggaran.
ISO 19600 yang kemudian direvisi dan digantikan dengan ISO 37301 terhitung April 2021, adalah bentuk penyempurnaan terhadap pedoman penyusunan dan penerapan CMS. Jika ISO 19600 merupakan pedoman, maka ISO 37301 merupakan standard sertifikasi.
Mengapa Memilih ISO 37301:2021?
ISO 37301:2021 memberikan petunjuk dalam penerapan CMS dan wujud komitmen perusahaan meningkatkan efektivitas sistem manajemen untuk membantu pencapaian tujuan. Penerapan ISO 37301:2021 dapat mencakup:
- Pemenuhan umum terhadap regulasi;
- Anti-korupsi;
- Kode etik perusahaan;
- Kebijakan perusahaan;
- Perlindungan tenaga kerja;
- Penilaian resiko; dan
- Kemudahan dalam integrasi sistem manajemen yang tersedia.
Setiap negara memiliki aturan yang berbeda dengan negara lain. Setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk mentaati regulasi dan peraturan yang berlaku. Andaikata negara melakukan pemeriksaan dan ditemukan adanya pelanggaran regulasi, maka akan ada sanksi. Disinilah diperlukan adanya manajemen dalam menganalisa dan menetapkan cara untuk memenuhi regulasi. Perusahaan harus teliti agar tidak menghambat aktivitas dalam upaya mencapai tujuan.
Ringkasan
- Kegiatan bisnis atau organisasi/ perusahaan, memerlukan reputasi yang baik untuk menciptakan kepercayaan dari pelanggan dan pihak terkait.
- Efektivitas dari CMS adalah keterlibatan dari seluruh lini organisasi mulai dari top management hingga staff.
- Organisasi/ perusahaan harus memenuhi regulasi yang ada agar diterima oleh pasar secara global terhadap produk dan jasa yang ditawarkan.
- ISO 37301 membantu organisasi/ perusahan secara detail dalam upaya pemenuhan regulasi yang ditujukan untuk memperlancar proses bisnis atau kegiatan usaha.
Apabila anda membutuhkan pendampingan dalam menyusun sistem manajemen, segera hubungi kami dan tim kami akan memberikan konsultasi terbaik.
About Author
